A változásoknál sokszor a megszokott dolgok újra értelmezése a legnagyobb kihívás.
Ugyanaz a csapat, de már más a szervezeti elvárás? Radikálisan át kell alakítanunk a működésünket? Kultúraváltást szeretnénk elérni? Ezekben a helyzetekben a lépésről lépésre haladó fejlesztés nem fog működni! Az évek alatt összegyűlt tapasztalataim a paradigmaváltás 5 szakaszáról:
Vágj új ablakokat a falon! – Találjátok meg az ötletet, ami mindent újra értelmez
- Hívj el ötletelni olyanokat, akik teljesen más múlttal, tapasztalattal, világlátással rendelkeznek, mint te. Ötleteljetek mással, máshogy, máskor, máshol, lépjetek ki a keretekből!
- Nézzetek rá a helyzetre, mint egy ufó! Nézzétek csak a kompetenciákat, az erőforrásokat és eresszétek el a fantáziátokat!
- Legyen nagyon sok ötletetek, a megvalósíthatóságra cseppet sem gondolva! Itt (még) nem számít.
- Keressétek meg azt az ötletet is, amivel lendületesen el tudjátok indítani a változást!
- Ne feledd: aki benne volt az ötlet megszületésében, az valószínűleg a további lépésekbe is szívesen bekapcsolódik.
Alakítsd ki az Őrült Tervezők Csapatát, egy sokszínű, elkötelezett, profi tervezőcsapatot. Menedzseld, hogy a célra tartsanak.
Ha a végrehajtásba nagy számú megvalósítói csapatot kell bevonni, akkor kell egy tervezői mag. Akik az „őrült ötletek” tervezésébe bevonhatok, sokszor erősen individualista, a tartalmi kérdések iránt elkötelezett szakik. Fontos, hogy a célon tartsd őket és biztosítsd a csapatmunkát közöttük.
- A szakmai tudás és az elkötelezettség egyaránt fontos. Lehet, hogy ez nem egy emberben van meg – előbbinek irányító vezető, utóbbinak csapatmunka kell.
- 10% „ufókibic” itt is aranyat ér. Ők nem hagyják, hogy valami szokásossal megalkudjatok és fel merik tenni a „triviális” kérdéseket.
- A tervezésnél mindig mindenki lássa a célt – ehhez érdemes mérni minden ötletet. Neked vezetőként erre és a team belső kommunikációjára kell leginkább figyelned.
- Kivéve: a felvállalt „szívcsücsök” apróságok. „Ezt csak az én kedvemért rakjuk bele…” – igén, néha ezek teszik személyessé a tervet.
- A tervezés tele lesz nagy megakadásokkal. „Adjuk fel!” „Ez nem megoldható.” „Most azonnal kiszállok.”. Ezek a krízispontok mindig egyedileg és emberenként másképp kezelhetőek. Egy biztos: neked meg kell őrizned a belső nyugalmadat, még asztalra csapásnál is.
- Nagyon tiszta terv készüljön: a megvalósítók pontosan tudják, mit kell tenniük és azt is, hogy miben van szabadságuk. Ehhez kellenek „befejezők” is a csapatba, akik az utolsó pontig ugyanolyan nagy odafigyeléssel készítik el a kifelé menő információs csomagokat.
Tipp: egy-két betervezett és jól menedzselt „éjszakai harcászat” megadja a „közös buli, hősi tettekkel” érzetet. Ráadásul néha ilyenkor jönnek a paradigmaváltós ötletek. A pizzás dobozokat elég reggel kidobálni.
És egy másik tipp: te is elbizonytalanodhatsz néha. Legyen, akihez ilyenkor mehetsz dünnyögni. Ne fojtsd el és semmiképpen sem nyomd a csapatra.
Használd az auditórium maximum hatást – a megvalósító csapatot indítsd el a „közös ügy” érzésével
- Ha a cél nem titkos, akkor már a tervezés szakaszában kezdd el az infókat megosztani. Érdekességek, kis sztorik, fotók – kezdd el kialakítani az érdeklődést!
- Hívd össze őket egy közös tervmegbeszélésre. Az ez nagyon fontos esemény. Lehetőleg mindenki legyen ott. Érzékelhetik, hogy mennyi ember közös munkája szükséges a sikerhez, hallják a célt, látják a Ti elkötelezettségeteket, lendületeteket. Itt kapja meg mindenki a feladatát és teheti fel a kérdéseket. Igazi Nagy Beindítás. Tipp: a kérdésfeltevésekre a magyar kultúrában készülni kell. Egyénileg ritkán teszik fel a valós kérdéseket. Ezért alakítsanak ki kiscsoportokat és úgy gyűjtsenek kérdéseket. Készülj fel a rázós kérdésekre is. A válaszadásnál az attitűd: érdeklődés, higgadtság, humor, egyenes válasz, kamuzás nélkül. Az igen igent, a nem pedig nemet jelentsen.
- Még egyszer: a személyekre/végrehajtó csoportokra lebontott tervben megvalósítók pontosan tudják, mit kell tenniük és azt is, hogy miben van szabadságuk. Valamiben mindig legyen szabadságuk, döntési jogkörük.
- Segítsd, hogy a megvalósító csapatban alakuljanak ki kisebb közösségek. Ismerkedjenek, legyenek kapcsolatban, segíthessék egymást.
- A feladat mellett a kommunikációs utakról is kapjanak egyértelmű tájékoztatást: hol kérdezhetnek, hogyan jelezhetik, ha készen vannak vagy éppen problémájuk van.
Állj ki és fogj egy hangszórót! A megvalósításnál kell egy vezér és kell a sereg és közöttük a tiszta kommunikáció. Legyél te a rendező, hadvezér és repülésirányító, legyél látható, hallható.
- A megvalósításnál fontos, hogy mindenki tudja, hogy Te hol vagy; tudja, hogy honnan kapja az információt. Tudja azt is, hogyan jelezhet a vezetésnek problémát.
- Úgy közölj információt, hogy azt minden érintett biztosan meghallja.
- Te lásd az összképet, a részletek követése legyen leosztva másoknak.
- Tervezz be időt a gyakorlásra.
- A teljesítményről adjál gyors visszajelzést. Ne feledd: a csapat valószínűleg csak a szomszédjait látja. Segítsd, hogy értesüljenek a többiek munkájáról is, haladásáról.
- A korrekciót sokszor a végeken tudják legjobban megoldani. Te az elvárásokat közöld egyértelműen.
- Időnként pihenjetek.
- Ünnepeljétek a sikert, érezzétek, hogy közösen mekkora hangotok van.
Tipp: bármit teszel, annak hírértéke van. A viselkedésedből veszik le a legtöbb információt. Ha furcsa dolgot teszel, azt hangosítsd ki. Adjál tájékoztatást ne csak a feladatokról, hanem a csapatról és magadról is.
Oszd meg és élvezzétek! Egy változás sikerét meghatványozhatja, ha minél többen tudnak róla
Az utólagos kommunikációnak négyszeres hatása van. Egyrészt tudatosítja a megvalósítókban, hogy igen, megcsináltunk valamit, ez itt egy mérföldkő, egy eredmény. Másrészt kilépteti a csapatot a saját projektvilágukból, visszacsatolja őket a „külvilágba”. Harmadrészt a külvilággal is tudatosítja ezeket az eredményeket. Negyedszer (és sokszor ez a legizgalmasabb hatás) a változásnak másodlagos megerősítését eredményezi, ami a semleges/kétkedő/kiváró érintetteket billentheti át a holtponton a változás irányába. Hiszen a külvilág „Ez már megtörtént, ti már ilyenek vagytok” szemmel néz az érintettekre – és sokszor ettől kezdenek el ténylegesen így működni a dolgok. A megelőlegezett jövő gyakran válik valósággá – különösen, ha mögötte tényleges lehetőségek vannak a változásra.
- Mutasd meg az eredményeteket. Tudjanak róla, mit értetek el. Ti sokat dolgoztatok rajta – de ettől még másoknak nem ismert az eredmény. Ne várj elismerést, ha mások nem tudnak az eredményről.
- Legyél merész és kreatív a kommunikációban. Használd a közönség csatornáit.
- A kommunikációd adjon lehetőséget a ½ perces, az 5 perces és az elmélyült tájékozódásra.
- Az az érzésed, hogy a tervezés, előkészítés és kommunikáció több időt visz el, mint a kivitelezés? Így van, sokszorosan több időt visz el.
- A negatív visszajelzéseket és a pozitívakat egyaránt becsüld meg. A közöny a változás legnagyobb ellensége.
Dokumentálj a folyamat közben. Ma már nemcsak a végeredmény, hanem a folyamat és a „feeling” is fontos a kommunikációhoz. Ezek pedig csak közben beszerezhető információk. Filmezz, készíts interjúkat, személyes lenyomatokat az egész időszakban.
