Bazi Joe, nem vagy egyedül! Tippek a megtartó kultúra kialakításához

A termelésben, logisztikában a munkaerő-hiány miatt ma a fluktuáció az egyik legnagyobb mumus. A legnagyobb mozgás a 2-9 hónapja ottdolgozók között van. „Kezdhetjük újra az egészet…” – nyögnek fel a tapasztaltabbak. „Lehet, hogy nem is olyan jó ez a hely?” – bizonytalanodnak el a nemrég csatlakozott.

Cikkünkben a MEGTARTÓ KULTÚRA létrehozásához adunk tippeket. Bemutatjuk, mik a motivációs alapjai és a különböző szervezeti vezetők mit tudnak tenni érte. Másképp fogalmazva: mi az, amit ha nem tesznek meg, folyamatos küzdelem lesz a termelésben dolgozó munkatársakkal, munkatársakért.

Visszatérve a fluktuációhoz: ki a felelős az elvándorlásért? Az első reflex az egymásra mutogatás. „Ha normálisan bánnátok velük…” – mondják a művezetőknek. „Ha lenne rendes terv és nem 5 percenként kellene ugráltatnom az embereket…”-mondják a termelési igazgatónak…”Ha rendesen működne a toborzás…” – mondják a HR-nek. „Ha ez egy normális hely lenne, ahol érzik az emberek, hogy megbecsülik őket…” mondják a vezérigazgatónak…(illetve neki már nem mondják, csak gondolják). Mint a Kelly hőseiben láthatjuk, ahol Telly Savalas minden idők legjobb művezetőjét alakítja Bazi Joe-ként.

A megoldás: a hibáztatás helyett a MEGTARTÓ KULTÚRA létrehozása.

Mit jelent ez? Ez az a kultúra, ahol hosszú távon fenntartható módon „jönnek a számok”. Vagyis nem a munkatársak rövid távú kihasználásával érnek el eredményeket – hanem a munkatársak igényeit figyelembe vevő napi működés és jövőkép van.

A megtartó kultúra 4 szereplőn múlik :

  • a közvetlen felettes mű(szak)vezető,
  • a termelési (gyártelepi, területi) igazgató,
  • az emberi erőforrás-felelős / HR és
  • a legfelsőbb vezető (vezérigazgató, ügyvezető).

Mi jellemzi a megtartó kultúrát ma Magyarországon?

A HRPWR 2017. novemberi konferenciáján elhangzottak szerint ma a termelésben dolgozó munkatársaknak a legfontosabb igényeik; vagyis motiválásuk kulcstényezői:

  1. Jövedelem: az alapbér érje el a környékbeli szintet
  2. Transzparens és rendszeres teljesítményértékelés egyéni ösztönzőkkel
  3. Kevés stresszel járó mindennapok (munkaszervezés, vezetői stílus, konfliktuskezelés, közösség)
  4. Biztonság (szervezeti)
  5. Elismerés, megbecsülés kifejezése (visszajelzés, ajándék, jutalom, nyilvános elismerés)
  6. Változatosság, ha igény van rá (szakmai)
  7. Saját kezdeményezésekre lehetőség (ötletek, csapatépítő programok, karrier)

Ezeket kell biztosítani ahhoz, hogy munkatársaink maradjanak ÉS jól teljesítsenek a változások közepette is.

Nézzük át szerepkörönként, ki mit tud ezért tenni!

4 x 6 jellemző, ami szükséges a megtartó kultúrához:

 

I. Felsővezető II. Termelési vezető III. HR IV. Csoportvezető
❑   Elkötelezettség és energia árad belőle

❑   Kézben tartja a cég jövőjének szálait

❑   A megtartó kultúra mintaadója és képviselője

❑   Vezetői CSAPATOT hoz létre

❑   Az állandóságot és a változást is tudja kezelni

❑   Lehet vele találkozni, beszélni

❑   A tiszta játékszabályokat menedzseli

❑   Vezetői stílusában mintát mutat a csoportvezetőknek

❑   Minőségi csoportvezetői csapatot hoz létre

❑   Képviseli és segíti a szervezeti változások megvalósulását, bevonja a vezetőit

❑   Biztosítja a 360 fokos visszajelzés gyakorlatát

❑   Hiteles employer brandinget épít

❑   Biztosítja a törvényes és dolgozói igényekhez illő HR-rendszereket

❑   Csoportvezetők vezetői készségeit és gyakorlatát fejleszti

❑   Segíti, hogy a vezetők jó energiaszinten, önazonosan tudjanak dolgozni

❑   Elérhető a munkatársak számára

❑   Segíti a változások kommunikációját, lebonyolítását

❑   Napi munkaszervezésben megoldásfókuszú, bevonásra épt

❑   Rendszeres, egyértelmű és emberi visszajelzéseket ad

❑   Konfliktusok kezelésében megállja a helyét

❑   Kiáll az emberiért, ezt érvekkel is alá tudja támasztani, jó vitapartner

❑   Tudja képviselni a cég szempontjait, tud élni a bevonás eszközeivel

❑   Aktívan segíti az egészséges közösség létrejöttét, a bizalom erősödését

A négy szerepkör EGYÜTT tudja megvalósítani a megtartó kultúrát. Mint az evezősöknél: ha nem húz egyformán és egy ritmusban a négyes, akkor minden egyéni erőfeszítés ellenére a hajó nem előre halad. Sőt: a különböző ritmus még az evezők összeakadását is okozhatja. Haladás helyett csalódottság és konfliktus az eredmény a felsővezetés, termelési igazgató, HR és csoportvezetők között.

Nálatok hogy halad a megtartó kultúra hajója? Jelöld be, ami nálatok működik! Ha minden szereplőnél van legalább 4 pipa, akkor a megtartó kultúra útján jártok!

 

Olvasnál többet az egyes szerepkörök feladatairól? Menjünk bele a részletekbe! Nézzük meg szereplőnként, miért fontosak ezek a feladatok a megtartó kultúrához.


I. Felsővezető (cégvezető, ügyvezető)

Ő az ÉPÍTÉSZ. De nem a tervrajzai felett magányosan ülő fajta, hanem aki egyaránt tud beszélni a megbízóval és a tervei megvalósítóival. Aki meg tudja álmodni a jövőt és azt tervekké is tudja alakítani.

  1. A Felsővezetőből áradó elkötelezettség és energia alapvetően áthatja a szervezetet. Fontos, hogy a vezetők és munkatársak érezzék belőle, hogy fontos neki a cég; fontosak neki az emberek. A cég tempójával is tud bánni: ha kell, gyorsításra ösztönöz, ha kell, le tudja hűteni a kedélyeket.
  2. Kézben tartja a cég jövőjének szálait: az üzleti jövő, a napi működés, a kultúra és az erőforrások (köztük emberek) biztosítása. Rendszeresen „szkenneli”, melyik hogy áll és ez alapján mozdítja az erőforrásokat (projektek, fejlesztés, vezetői figyelem).
  3. A kultúrában erős mintaadó. Értékeket képvisel, van személyes Miért?-je. Annak is erős üzenete van, ha vállalja, hogy miben kell fejlődnie. Ezekről tud és hajlandó beszélni, beszélgetni. Kíváncsi másokra.
  4. A vezetői csapatnál az egészséges (konfliktusokat is elbíró) együttműködés kialakítása a fő feladata. Ha ez nincs, akkor szigetek vagy harcok lesznek a szervezetben, ami elbizonytalanítja a munkatársakat.
  5. Az állandóság és változás irányítója. A szervezet stabil alapjainak ismerete és képviselet egyik oldalról; a változásokból fakadó szintű programok támogatása, a silótlanítás és az üzleti szempontok egészséges képviselete a másik oldalról. Az erről való gyakori kommunikáció a munkatársak számára megmutatja a jövőt.
  6. Elsősorban a vezetőkön keresztül tud hatni – de fontos az elérhetősége. A legtöbb munkatársaknak egy rövid személyes és hiteles kapcsolódás a felsővezetőhöz kiemelt esemény.

A felsővezető az alapértékek és a jövő viszonyítási pontja.

 

II. Termelési vezető (több egység esetén a gyárvezető, raktárigazgató stb.)

Ő a TERVEZŐ&TŰZOLTÓ  egyben. Több műszak, több gyártósor, több részterület, akár napon belül változó termelési tervek, közben stratégiai meetingek és auditokra való felkészítés kézbentartása… Naponta többször is kell váltani a strratégiai döntések, a tervezés és a napi megoldandók között.

 

  1. A termelési vezető feladata, hogy tiszták legyenek a játékszabályok. A telepen belül mindenki tudja, miért felelős, mik a rá vonatkozó szabályok, változás vagy krízishelyzet esetén kinek mi a felhatalmazása. Rendszeresen kontrollálja a vezetők munkáját, gondoskodik a célok tiszta megértéséről.
  2. Ő az, aki vezetői stílusban mintát mutat az alatta levő vezetői csapatnak. Vannak olyan értékek, alapelvek, amiket hitelesen képvisel.
  3. Figyel arra, hogy a vezetők tudjanak csapatként működni. Ne csak a saját területükre fókuszáljanak, hanem vegyék figyelembe a kapcsolódó területek szempontjait is; probléma esetén megoldásokban gondolkodjanak, támogassák egymást.
  4. Ő az, aki rendszeresen végigsétál a területen és észreveszi a jó dolgokat és a hiányosságokat; aki beszél néhány szót az emberekkel.
  5. Ő képviseli a szervezeti szintről jövő változásokat a folyamat egészében: biztosítja, hogy lehessen kérdezni, véleményeket elmondani. Segíti, hogy a vállalható (vagy a legjobb) megvalósítási módokat megtalálják és végig is vigyék.
  6. Biztosítja a teljesítményértékelés-visszajelzés-fejlesztés kultúráját. Segíti, hogy a munkatársak elmondhassák a véleményüket a vezetőjükről; a szervezeti tapasztalatokról. Ő maga is kér és ad visszajelzéseket.

Ő az, aki a munkatársak számára képviseli a rendszerszintű biztonságot.

 III. HR (személyzetis, erőforrás-gazda)

Ő sokféle szerepben megjelenhet, de leginkább a JÓTÜNDÉR-GONOSZ MOSTOHA dimenzióban látják a munkatársak. Ő indítja el a kapcsolatot – és sokszor ő mondja el a rossz híreket a munkaviszony megszűnésénél. Gyakran van egy összehozó, meghallgató, kiegyensúlyozó feladata ebben a férfias világban.

  1. A HR-es sok termelőcégben kevésbé látható; félig a háttérből segíti a folyamatokat. A megtartás szempontjából is új feladata, hogy employer brandinget építsen: már a hirdetés is egy reálisan vonzó munkahelyet sugalljon és a felvételi folyamat is megerősítse ezt. A megtartás egyik kulcsa, hogy a jó benyomás az első hónapokban is tudatos megerősítést kapjon. Ez sok helyen kultúraváltást is elindíthat, hiszen az első hónapok jó benyomásai már nagyban múlik a művezetőkön is.
  2. A HR feladata, hogy érzékenyen, ötletesen, a célokhoz és a munkatársi igényekhez alakítsa ki a munkatársak életét leginkább meghatározó HR rendszereket. Ezek a bérezés/ösztönzés (jutalmazás/büntetés); orientációs program és a teljesítményértékelés.
  3. A HR tud gondoskodni arról, hogy a művezetők vezetői készségei és gyakorlata megfelelő legyen. Ez jelenti a szakmai képzéseken túl a munkaügyi ismereteket és a vezetői készségek fejlesztését is.
  4. A HR sokat tud segíteni a vezetői elmagányosodás és a kiégés megelőzésében. A jó állapotban levő, önazonos vezető pedig az egyik legerősebb megtartóerő. Ez jelenthet vezetőfejlesztést – de ugyanúgy jelenthet stresszcsökkentést vagy éppen jó gyakorlatok megosztását segítő fórumokat.
  5. Legyen elérhető, hogy megoszthassák aggályaikat, napi gondjaikat. Sokszor a HR az, aki közvetíteni tud a különböző vezetői szintek és területek között; segíti az információáramlást. Ez különösen változásoknál és nagyobb konfliktusoknál fontos.
  6. Szakmai támogatást ad a felsővezetőknek is a változások kommunikációjában, lebonyolításában.

A HR gondozza az első benyomást, gondoskodik az információáramlásról és biztosítja a háttérrendszereket.

 IV. Csoportvezető / Művezető / Műszakvezető:

Ő a munkatársak számára legláthatóbb szereplő. Ő az ŐRMESTER ÉS A TYÚKANYÓ(APÓ) egyben – ismét jöjjön Bazi Joe!. Vele van napi kapcsolatban a munkatárs; ezért az ő vezetői stílusa és tudása határozza meg a mindennapjait. Azt fogja igazából elhinni a cégről, amit belőle lát.

  1. A művezető a napi munkaszervezésben megosztja a szükséges információkat; következetes a szabályok betartásában. Higgadtan kezeli a problémákat; megoldásorientált. Amiben lehet, teret ad a munkatársak önrendelkezésének. Segíti, hogy a csapat tanuljon a nehéz helyzetekből.
  2. A munkatársak közötti konfliktusok megoldásához többféle eszköze van. Segíti, hogy a csapat jól tudjon együttműködni.
  3. Érthető, korrekt és rendszeres visszajelzéseket ad, a munkatársnak megfelelő stílusban. Tud dicsérni is – de ezeket nem „technikából”, hanem tényleges elismerésként mondja. Tud örülni az eredményeknek. A hibázásokat nem hagyja szó nélkül, segít a fejlődésben vagy a feladatok átalakításában. A teljesítménymutatók valóságtartalmát figyeli és partner az átalakításban szükség esetén.
  4. Az ő felelőssége (és csapdája), hogy kiálljon az emberiért. Közvetítse a magasabb szinten megoldható problémáikat.
  5. Vagy az ellenkezője: emberileg elfogadható módon képviselje a cég szempontjait akkor is, ha ez a munkatársaknak nehezítést jelent. Tudja kezelni az ellenállás különböző szakaszait és megnyilvánulásait. Segíti, hogy a csapatában kialakuljon az új működési mód; tudatosan használja a bevonás és az egyszemélyi döntés eszközeit egyaránt.
  6. A jó munkatársak megtartásának szempontjából fontos a „rohadó almák” kiszűrése: azoknak a megtalálása és módszeres elbocsátása, akik a jó teljesítmény és/vagy a jó közösség ellen tesznek. Aktívan segíti az egészséges közösség létrejöttét.

Ő adja meg a napi szintű biztonságot a munkatársaknak és a tapasztalást, hogy számít mint ember és mint munkatárs. Viszont sokszor ők vannak a különböző elvárások legerősebb kereszttüzében. Éppen ezért a sikeres megtartó kultúrájú szervezeteknél, mint pl. a LEGO alapelvnek számít, hogy a csoportvezetők kapják a legtöbb támogatást vezetőfejlesztésben, saját önazonosságuk és energiájuk karbantartásában.


Összetett szerep mindegyik. Egymás nélkül nem tudják megvalósítani a szervezeti szintű célokat. A négy szerepkör összhangja kulcstényező. Fontos a nagyon sűrű hétköznapok közepette is arra törekedni, hogy  a tisztelet és konfliktusokat is elbíró együttműködés, a céltudatosság és a bevonás-döntés-visszajelzés eszköztárának érett használatára legyen jellemző kapcsolatukra.

Máté Barbara – szervezetfejlesztő 
mate.barbara@ascon.hu