Kereszttűzben – Alacsony felhatalmazottság mellett is eredményesen

A sikeres csoportvezető jellemzői

A minőségi munkaerő hiánya, magas fluktuáció, feszített tervszámok, állandó vevői, esetleg hatósági auditoknak való megfelelés, mind-mind komoly terhelést ró minden termelésben dolgozóra. A termelő vállalatok megtartó erejének sok letéteményese van egy szervezetben a felsővezetőkön át a HR-ig, de talán az egyik legfontosabbak maguk a legalsó szintű vezetők: a csoportvezetők, supervisor-ok, részleg- vagy művezetők, attól függően, melyik szervezetben mi a terminológia. (Az egyszerűség kedvéért a továbbiakban csoportvezetőnek hívjuk őket.) Ők azok a vezetők, akik a legnagyobb hatással bírnak a hatékonyságra, a hiányzásokra, a soron tapasztalható hozzáállásra és a költségtudatos működésre is. Mégis, ez az a réteg, aki méltánytalanul kevés támogatást kap, pedig szerepénél fogva erőteljes „satuban” dolgozik. Satu két oldala: a felső- és középvezetőktől érkező elvárások és a dolgozóktól érkező igények. Ráadásul a csoportvezetők hatásköre gyakran nagyon alacsony. Csak néhány példa: nincs ráhatásuk az anyagminőségre, a beszerzés gyorsaságára, a karbantartás eredményességére, gyakran a munkaerőt sem ők választják ki, mégis, a nap végén ők vannak számon kérve azért, hogy a tervszámok teljesültek-e vagy sem.

A nehézségek ellenére mégis sok példát látunk arra, hogy egy csoportvezető sikeres: jól teljesítő, elégedett, lojális csapatot tud építeni. Különböző kutatások eredményeit összesítve vesszük az alábbiakban sorra, milyen kompetenciákkal kell bírnia a csoportvezetőknek.

Alapvető csoportvezetői kompetenciák

Alapvető elvárás, hogy a csoportvezetőnek értenie kell a teljes működés logikáját. Nemcsak saját szakterületét kell jól ismernie, hanem a folyamatokat és összefüggéseket és értenie kell, hogy hatékonyan tudjon együttműködni a termelés egyéb területeivel és a támogató funkciókkal.

A csoportvezető alapvető kompetenciái: termelési rendszerben gondolkodás, határozott priorizálási képesség, munkatervezés és szervezés, megvalósítás koordinálása, felügyelete.

A csoportvezetőknek jól kell ismerniük a munkafolyamatokat és minden feladatot, munkalépést, amelyet elvárnak a beosztottjaiktól. Kutatások igazolják, hogy nagyobb az elfogadottsága annak a vezetőnek, aki maga is végezte korábban ezt a munkát, s képes bármikor beállni, megmutatni, mit hogyan kell elvégezni.

Műszaki/Technikai kompetencia

Mindezeken túl ismerniük kell a gépek, berendezések működési módját és a technológia sajátosságait. A technikai fejlődésével párhuzamosan gyakran nem elvárható, hogy minden technikai részlettel tisztában legyen a csoportvezető, de megfelelő alaptudással és technikai érzékkel kell rendelkeznie ahhoz, hogy a támogató funkciók (pl. mérnökség, gépsort szervizelő külső szolgálatók, karbantartók) segítségét hatékonyan igénybe tudja venni, velük, megfelelő munkakapcsolatot tudjon ki alakítani.

Interperszonális készségek

Ami leginkább megkülönbözteti a jól teljesítő csoportvezetőket a rosszul teljesítő társaiktól az az interperszonális képességeik szintje: hogyan képes kezelni a mindennapi konfliktusokat, hogyan tud információt átadni, hatni, motiválni, számon kérni. Nézzük meg, mitől válik ez csoportvezetői szinten nehézzé.

A munkavállalói csoport ezen a szinten nagyon heterogén. Talán sehol máshol a vállalatban nem találunk ilyen vegyes csoportokat. A csoportvezetők alatt dolgozó kékgalléros dolgozók gyakran…

  • nagyon eltérő korúak: a frissen érettségizett 18 évestől a 40 éve a pályán lévő, nyugdíj előtt álló szakiig. Ráadásul a generációs szakadékok ma sokkal intenzívebbek, mint évtizedekkel korábban.
  • eltérő iskolázottságúak: az elvárt minimális iskolázottsági szintet éppen teljesítőtől, nem ritkán a diplomásig. Korábban a csoportvezetők iskolázottságban jellemzően magasabban álltak, mint beosztottjaik, de mára ez a különbség eltűnt.
  • jelentősen eltérő tud lenni a szociális helyzetük: találunk beosztottakat stabil egzisztenciával és olyanokat is, akik napról-napra élnek, komoly anyagi és egyéb szociális problémákkal küzdenek, ennek eredményeképpen a motivációik, igényeik és nagyon mások tudnak lenni.
  • ezt a képet színesíti, hogy egyre nagyobb arányban jelennek meg a nők és a különböző kisebbséghez tartozók is kékgalléros munkakörökben, ami további súrlódásokat eredményezhet, nagyobb érzékenységet igényel.

A csoportvezetőnek képesnek kell lennie ezt a sokszínűséget kezelni, összehangolni, jól teljesítő csapattá érlelni. Ehhez kiváló kommunikációs készséggel kell rendelkeznie, amely alatt elsősorban a másság elfogadását, a kollégák differenciált és helyzetfüggő kezelését értjük. Tudnia kell, hogy „kihez hogyan szóljon”, kinek mi segít, ugyanakkor nem elengedve a teljesítést és számonkérést.

A kutatások azt találták, hogy azok a csoportvezetők a legeredményesebbek, akik kevesebb utasítással, instrukcióval dolgoztak, s akik képesek differenciálni: felismerni, hogy kiket kell hagyni dolgozni, mert kiválóan elboldogulnak egyedül is és kinek kell több támogatást, segítséget adni. Csak ott avatkoztak be, ahol valóban szükség volt arra. Képesek voltak az energiáikat jól fókuszálni.

A csoportvezetők másik nagy kihívása, hogy viszonylag kicsi hatáskör mellett is képesek legyenek hiteles és elfogadott vezetővé válni a kollégáik szemében. A csoportvezetői szint valójában nagyon kevés dologról dönthet. A termelési keretszámokat és elvárásokat készen kapják, a rendszerszintű problémák megoldása gyakran nem az ő hatáskörükbe tartozik, sőt sok szervezetben még a jutalmazás, fizetésemelés kérdésébe sincs beleszólásuk. Ilyen limitált hatáskörrel és a fenti diverz munkaerőt figyelembe véve nincsenek könnyű helyzetben, ha a vezetői elfogadottságról beszélünk.
A helyzetet nehezítheti, hogy gyakran a csapatból kerülnek kinevezésre, s nehéz megugrani a „tegnap még haverok voltunk, ma meg játszod itt a főnök” helyzetet. Másik kihívás, hogy ha olyan munkásokat kell irányítani fiatal vezetőként, akik 20-40 éve dolgoznak ezen a területen. Az eredményes csoportvezetők egyik legerősebb kompetenciája, hogy tudnak barátságos, támogató vezetőként fellépni, ugyanakkor határozott, fair, az elvárásokat következetesen számonkérő, indokolt helyzetekben keményen és határozottan fellépő vezetők is egyben. Sem egyik, sem másik irányba nem egészséges kimozdulni, de mindkét kompetenciát jól kell ismerni.
A csoportvezetőknek folyamatosan kapcsolatot kell tartania a vállalat különböző területeivel: pl. gyártás tervezés, minőségbiztosítás, mérnökség, HR, költségelemzők, raktár stb. Ezeken a területeken megint sokféle munkatárssal kell kapcsolatot tartani, sokféle – gyakran egymásnak ellentmondó – elvárással, igénnyel szembesülnek a csoportvezetők. Itt nemcsak az összefüggések, folyamatok ismerete fontos, hanem ezeknek a kapcsolatoknak a kölcsönösen kielégítő működtetése. Ehhez a vezetőknek leginkább kiváló befolyásolási, meggyőzési képességgel kell rendelkeznie.
Csoportvezetőnek lenni kihívásokkal teli, összetett feladat, ugyanakkor közvetett hatásuk a munkatársak hogylétére, a termelés alakulására óriási. Felkészítésük, támogatásuk kulcsfontosságú minden szervezetben.